Il ciclo passivo e' il lato silenzioso dei conti: gli acquisti. Eppure e' proprio qui che molte PMI lasciano margine sul tavolo, pagando fatture che non corrispondono a cio' che e' stato ordinato o realmente ricevuto.
Il problema: ordine, bolla e fattura non parlano
Un fornitore consegna l'80% dell'ordine ma fattura il 100%. Un prezzo concordato in ordine arriva maggiorato in fattura. Senza un confronto sistematico tra ordine, DDT e fattura, queste discrepanze passano inosservate e si traducono in costi pagati ingiustamente.
Ogni fattura passiva andrebbe pagata solo dopo aver verificato che corrisponda a cio' che hai ordinato e ricevuto.
La soluzione: la riconciliazione a tre vie
Tenere sotto controllo gli acquisti significa chiudere il triangolo:
- Ordine fornitore: cosa hai chiesto, a quale prezzo e condizioni.
- DDT di carico: cosa e' realmente entrato in magazzino.
- Fattura: cosa ti viene addebitato.
Quando i tre documenti sono collegati, le differenze emergono prima del pagamento: consegne parziali, prezzi diversi, quantita' eccedenti.
Costi sotto controllo, scadenze ordinate
Oltre alla correttezza, la riconciliazione alimenta lo scadenziario passivo: sai cosa devi pagare, a chi e quando, evitando sia i ritardi sia i pagamenti anticipati che drenano liquidita'.
Con il modulo Ciclo Attivo e Passivo di Gestya.it ordini, bolle e fatture fornitore restano collegati, e il carico di magazzino e' coerente con cio' che paghi davvero.
In sintesi
Controllare il ciclo passivo non significa diffidare dei fornitori, ma pagare il giusto: la riconciliazione tra ordine, DDT e fattura protegge il margine tanto quanto una buona trattativa di vendita.