La conservazione digitale a norma e' un obbligo, ma in molte PMI viene gestita "alla buona": file su NAS, copie su chiavette, qualche backup nel cloud. Risultato: in caso di verifica, e' impossibile dimostrare l'integrita' e la data certa dei documenti.
Il problema: l'archivio non e' la conservazione
Tenere un PDF su una cartella non equivale a conservarlo a norma. La conservazione richiede firma digitale, marca temporale e processo documentato secondo le regole AgID. Senza questi requisiti, in caso di contestazione il documento non vale.
La differenza tra archivio e conservazione si scopre tardi, in genere durante un controllo.
La soluzione: un processo automatizzato
La conservazione corretta segue passaggi precisi:
- Apposizione di firma e marca temporale sui documenti rilevanti.
- Invio al conservatore accreditato AgID secondo i tempi di legge.
- Manuale della conservazione aggiornato e accessibile.
- Esibizione dei documenti su richiesta delle autorita'.
Niente lavoro in piu'
Con un DMS integrato al gestionale, fatture elettroniche e documenti fiscali vanno in conservazione in automatico, senza che nessuno debba ricordarsi di farlo.
Il modulo DMS - Gestione Documentale di Gestya.it integra il flusso di conservazione AgID con il ciclo della fatturazione elettronica.
In sintesi
La conservazione digitale non e' un dettaglio: e' un obbligo con regole precise. Affidarla a un processo automatizzato evita rischi in caso di controllo e libera tempo dall'amministrazione.