"Dove ho messo il contratto firmato di quel cliente?". E' la domanda che fa perdere ore ogni settimana in aziende che hanno documenti sparpagliati tra email, NAS, drive personali e cartelle condivise senza struttura.
Il problema: nessuna casa per i documenti
Quando i documenti vivono fuori dal gestionale, sono di chi li ha caricati per ultimo. Cambia la persona, cambia la cartella, e l'informazione si perde - a volte definitivamente.
Un documento non legato all'anagrafica che lo riguarda e' un documento gia' meta' perso.
La soluzione: documenti legati ai dati
Un DMS integrato al gestionale risolve il problema alla radice:
- Documenti legati all'anagrafica: tutto cio' che riguarda un cliente sta nella sua scheda.
- Ricerca per metadati: cliente, tipo documento, data, importo, tag.
- Controllo accessi: solo chi deve vedere, vede.
- Versionamento: si sa sempre qual e' l'ultima versione e chi l'ha caricata.
Anche il ciclo attivo e passivo
Non solo contratti: il DMS archivia anche le bolle, le fatture passive scansionate e i documenti di trasporto, sempre legati al documento gestionale di riferimento.
Il modulo DMS - Gestione Documentale di Gestya.it archivia documenti su anagrafiche e cicli attivo e passivo, con ricerca rapida e controllo accessi.
In sintesi
Un DMS aziendale non e' "una cartella ordinata": e' un sistema che lega ogni documento al dato che lo riguarda. Cosi' nulla si perde, e la ricerca diventa una questione di secondi.