Un mese di trasferte, una busta gonfia di scontrini, un foglio Excel da compilare a fine mese e l'attesa che qualcuno controlli e approvi. Tutto questo per recuperare poche centinaia di euro: e' il processo della nota spese in moltissime PMI.
Il problema: un processo lento per tutti
Il cartaceo costa tempo a chi viaggia, a chi controlla e a chi paga. E ogni passaggio aumenta il rischio di ricevute perse, illeggibili o duplicate.
Il dipendente che anticipa soldi per l'azienda dovrebbe essere rimborsato in fretta, non aspettare due mesi.
La soluzione: scansione, approvazione, rimborso
La nota spese digitale comprime tutto il processo:
- Foto allo scontrino appena fatto, dall'app sul telefono.
- OCR e categorizzazione automatica della spesa.
- Approvazione del responsabile in pochi clic da web o mobile.
- Rimborso in busta paga con dato gia' pronto per la contabilita'.
Trasferte sotto controllo
I budget per trasferta diventano visibili in tempo reale, e l'azienda smette di scoprire gli sforamenti a posteriori.
La gestione delle trasferte e note spese e' parte del modulo Risorse Umane di Gestya.it, con flussi di approvazione configurabili.
In sintesi
Digitalizzare la nota spese significa fare un piacere a tutti: ai dipendenti che vengono rimborsati prima, ai responsabili che approvano in pochi clic, all'amministrazione che riceve dati gia' contabilizzabili.