Un negozio online lavora ventiquattro ore al giorno; l'ufficio no. Cosi' gli ordini si accumulano sul pannello di Shopify e aspettano che qualcuno, la mattina dopo, li ricopi nel gestionale per poterli preparare e fatturare. In quel passaggio si perdono tempo, ore di spedizione e, ogni tanto, un ordine.
Il problema: due archivi che non si parlano
Finche' il negozio e il gestionale restano separati, esistono due verita': quella del sito e quella dell'amministrazione. Gli indirizzi si ribattono a mano, gli importi si controllano due volte e il magazzino scopre cosa spedire solo quando l'ordine viene trascritto.
Il costo di un ordine trascritto a mano non e' il minuto che serve a copiarlo: e' l'errore che ogni tanto ci scappa.
La soluzione: l'ordine avvisa il gestionale
Shopify puo' notificare un altro sistema nel momento esatto in cui un ordine viene creato. E' il meccanismo dei webhook: una chiamata firmata che dice "e' arrivato questo ordine". Il gestionale la riceve e crea subito il documento, con tre automatismi che fanno la differenza:
- Il cliente: se chi ha comprato non e' in anagrafica, viene creato con i dati di fatturazione dell'ordine.
- Le righe: lo SKU del prodotto ritrova l'articolo corrispondente; quando manca, la riga resta descrittiva e non blocca nulla.
- Il documento: tipo di documento e magazzino li decidi tu una volta, e valgono per tutti gli ordini.
E gli ordini gia' fatti?
Al primo collegamento serve anche recuperare lo storico: un import a blocchi porta dentro gli ordini gia' presenti sul negozio, senza duplicare quelli gia' registrati.
Il modulo Integrazione Shopify di Gestya.it fa esattamente questo, e appoggia i documenti sul magazzino che indichi.
In sintesi
Collegare il negozio al gestionale non e' un progetto informatico: sono dieci minuti di configurazione che tolgono dall'agenda un lavoro ripetitivo e restituiscono ordini pronti da spedire appena vengono pagati.