Nelle integrazioni fra e-commerce e gestionale c'e' un dettaglio apparentemente minore che decide quanto lavoro manuale resta: il codice prodotto. Lo SKU e' il ponte fra le due sponde. Se e' coerente, le righe d'ordine si agganciano da sole all'articolo giusto; se e' lasciato al caso, ogni ordine va sistemato a mano.
Il problema: codici nati in momenti diversi
Quasi sempre l'anagrafica del gestionale e quella del negozio sono nate separate, magari ad anni di distanza. Sul sito i codici seguono la logica del catalogo, nel gestionale quella della produzione o degli acquisti. Il risultato e' che lo stesso prodotto ha due nomi.
Un'integrazione non fallisce quasi mai per motivi tecnici: fallisce perche' i codici non coincidono.
La soluzione: un codice, una regola
Prima di collegare i sistemi conviene dedicare mezza giornata all'anagrafica:
- Decidi qual e' il sistema padrone dei codici: di solito il gestionale, perche' li usano anche acquisti e magazzino.
- Allinea gli SKU del negozio ai codici articolo, varianti comprese: taglia, colore e formato devono avere un codice proprio.
- Evita i codici "parlanti" fragili, quelli che cambiano quando cambia il fornitore o il listino.
- Controlla i duplicati: due articoli con lo stesso codice creano ambiguita' a ogni ordine.
Quando il codice non c'e'
Capita, soprattutto per prodotti nuovi o articoli occasionali. Un'integrazione ben fatta non si blocca: registra comunque la riga con la descrizione dell'ordine, lasciando all'operatore il compito di agganciarla all'articolo quando serve.
Il modulo Integrazione Shopify di Gestya.it aggancia le righe tramite lo SKU e ricade sulla riga descrittiva quando l'articolo non esiste ancora in anagrafica articoli.
In sintesi
Curare gli SKU prima di collegare il negozio e' il modo piu' economico per evitare mesi di correzioni manuali. Mezza giornata di ordine sui codici vale piu' di qualunque automazione aggiunta dopo.