Chi collega per la prima volta un negozio al gestionale si trova davanti due meccanismi e non sempre capisce a cosa servano: il webhook e l'import. Sembrano fare la stessa cosa — portare dentro gli ordini — ma rispondono a bisogni diversi, e un'integrazione affidabile li usa tutti e due.
Il webhook: il negozio chiama
Con il webhook e' il negozio a farsi vivo: appena l'ordine viene creato, manda una notifica firmata al gestionale, che registra il documento in pochi secondi. E' il canale del funzionamento quotidiano: nessuno deve ricordarsi di premere niente.
Il webhook e' un fattorino che bussa. L'import e' andare a ritirare la posta accumulata.
L'import: il gestionale va a prendere
L'import fa il contrario: e' il gestionale a chiedere al negozio gli ultimi ordini. Serve in tre momenti precisi:
- Al primo collegamento, per portare dentro lo storico gia' presente.
- Dopo un'interruzione, se il negozio o la rete hanno avuto problemi.
- Per controllo, quando si vuole essere certi che non manchi nulla.
Le due regole che rendono tutto affidabile
Perche' i due meccanismi convivano senza creare doppioni, servono due accorgimenti. Il primo: ogni ordine ha un identificativo, e se e' gia' stato registrato non viene creato di nuovo. Il secondo: se l'ordine cambia sul negozio prima di essere confermato in azienda, il documento viene aggiornato invece che duplicato; una volta confermato, resta com'e' e la modifica va gestita a mano.
Il modulo Integrazione Shopify di Gestya.it usa entrambi, e tiene un registro con l'esito di ogni ordine elaborato.
In sintesi
Il tempo reale fa funzionare la giornata, l'import mette al riparo dalle sorprese. Sceglierne uno solo significa scoprire i buchi quando e' tardi.